Hoe een ghostwriter de bom ontmanteld
Als bedrijf krijg je te maken met het vertrek van medewerkers door pensionering of baanwisseling en als je geen maatregelen neemt loopt waardevolle bedrijfsinformatie letterlijk je pand uit en laten ze een latente tijdbom aan informatieverlies achter.
Wat er verloren gaat? Niet alles is terug te vinden in allerlei file op de server of in management en sales ondersteunende programma’s. Het geheugen van medewerkers zit vol met interessante informatie zoals de persoonlijke relaties met klanten en leveranciers, hun aardigheden en onaardigheden, bepaalde processen die niet beschreven zijn, historische informatie, ervaringen, emoties en zo kan ik nog wel even doorgaan. We weten ook dat zelfs mindere ‘goden’ dan presidenten met papieren en digitale informatie aan de haal zijn gegaan maar ook bij onze wetenschappelijke instituten kunnen daarvan meepraten. Denk maar eens aan Abdul Qadeer Khande, de Pakistaanse geleerde, die er met Nederlandse atoomgeheimen vandoor ging.
Tussen de 20% en 90% verdwijnt
Volgens een onderzoek van de American Productivity and Quality Center (APQC) kan het verlies van kennis variëren van 20% tot wel 90% bij het vertrek van een medewerker, afhankelijk van verschillende factoren. Deze factoren zijn onder andere de complexiteit en specifieke aard van het werk, de mate van documentatie en het vermogen van het bedrijf om kennis effectief over te dragen.
Een ander onderzoek, uitgevoerd door het Institute for Corporate Productivity (i4cp), toonde aan dat ongeveer 50% van de organisaties de impact van kennisverlies voelt als gevolg van vertrekkende medewerkers.
Een voorbeeld van een relevant Nederlands onderzoek is uitgevoerd door TNO. Zij hebben onderzoek gedaan naar het verlies van kennis en expertise bij de uitstroom van medewerkers binnen organisaties. Het onderzoek richtte zich op verschillende sectoren en identificeerde de belangrijkste factoren die bijdragen aan kennisverlies. De resultaten benadrukken het belang van kennismanagement en het vastleggen van kritische kennis voordat medewerkers vertrekken.
Je kunt je dus afvragen hoeveel MKB-bedrijven, die de hoofdmoot vormen van ondernemend Nederland met zo’n 1,2 miljoen bedrijven, aan het voorkomen van weglopende informatie doen. Naar schatting van de Kamer van Koophandel, die daar in 2020 een onderzoek naar deed, doen 780.000 bedrijver er niets aan!
Geen tijd, geen prioriteit
De grote meerderheid van MKB-bedrijven leven bij de dagelijkse zakelijk praktijk en hebben geen tijd om hieraan aandacht te besteden, de prioriteit daarvan niet inzien of, en dat zal ook niemand verbazen, er stomweg nooit aan gedacht hebben om aan informatiebescherming te doen. ‘Vertrekkende medewerkers hebben toch een non-concurrentiebeding of een schriftelijk vastgelegde zwijgplicht? ‘ Misschien logische opmerkingen, maar dit zegt nier waarborgt nog niets over verdwijnende informatie.
Ontmantel de ‘tijdbom’ met een ghostwriter
Wat gebeurt er je bedrijf als medewerkers informatie meenemen die niet in de systemen terug zijn te vinden? Wat voor gevolgen heeft dat voor het verlies aan klanteninformatie? Processen die niet beschreven zijn maar ik het koppie van de vertrekken medewerker zit? Welke gevolgen heeft het voor het inwerken van nieuwe medewerkers? De tijd en moeite die daarmee gepaard gaat omdat anderen van hun werk gehaald moeten worden om daarbij te helpen?
Een effectieve oplossing om het verlies van informatie effectief tegen te gaan, is het inschakelen van een professionele ghostwriter die de vertrekkende medewerker interviewt en de ontvangen overzichtelijk rapporteert. Het is raadzaam om een ghostwriter te vinden die ervaring heeft met het schrijven van zakelijk gerelateerde teksten en het vastleggen van technische kennis. Bij dienstverlenende bedrijven is dat laatste overigens van minder belang.
Wat doet een ghostwriter precies?
Een ghostwriter is een professionele schrijver die inhoud produceert namens iemand anders, waarbij de naam van de ghostwriter niet wordt vermeld omdat ze een vastgelegde zwijgplicht hebben. Ze kunnen verschillende soorten teksten schrijven, waaronder blogs, artikelen, boeken en zakelijke documenten zoals handleidingen en rapporten.
Ghostwriters zijn gewend methodisch te werken, beschikken over een breed arsenaal aan communicatietechnieken om informatie boven water te halen, gewend zijn aan deadlines en tijdens het schrijfproces ervoor te zorgen dat de gewenste informatie correct wordt vastgelegd.
Hoe een ghostwriter helpt om de ‘tijdbom’ te ontmantelen
Een ghostwriter kan helpen bij het vastleggen en documenteren van waardevolle bedrijfsinformatie, zoals kennis en ervaring van vertrekkende medewerkers. Ze kunnen deze informatie omzetten in goed gestructureerde documenten, zodat het toegankelijk blijft voor toekomstige werknemers.
Andere voordelen van het inhuren van een ghostwriter zijn:
– het dagelijkse werk kan zonder verdere interrupties doorgaan,
– niemand hoeft tijd vrij te maken voor interviews met de vertrekkende medewerker,
– belangrijke informatie komt in principe voor alle medewerkers beschikbaar,
– het inwerken van nieuwe werknemers brengt kosten met zich mee in termen van tijd en
middelen. Die kosten kunnen aanzienlijk worden verkleind.
– expertise leveren op het gebied van schrijven en het vastleggen van bedrijfsinformatie. Ten
tweede kunnen ze een gestructureerd en begrijpelijk formaat bieden voor het
documenteren van kennis en ervaring.
– de inwerktijd van nieuwe werknemers verkorten en waardevolle informatie behouden.
Meer weten over Ghostwriting? Klik dan even op deze link. https://www.rentapen.nl/ghostwriter/
