Zakendoen is leuk en het zou een stuk leuker zijn als alle uitgebrachte offertes ook in opdrachten konden worden omgezet, maar dat is helaas zelden het geval. Uit een recente analyse is weer eens bevestigd dat offertes zakelijke stiefkindjes zijn waaraan maar weinig aandacht wordt besteed.
Gemiddeld wordt slechts 15% van offertes omgezet in opdrachten en verdwijnt 85% in het ronde archief. Er moet een slag naar worden geslagen hoeveel offertes er per jaar worden uitgebracht, maar laten we eens voor het gemak aannemen dat ieder bedrijf in Nederland 20 offertes per jaar maakt; dat zijn dan 20 miljoen offertes per jaar. Stel nog eens dat er aan iedere offerte een uur wordt besteed tegen pakweg € 35,== per uur aan loon en andere handelingen, dan praten we over een totaalbedrag van minimaal 700 miljoen euro. Voor hetzelfde geld kan het ook gemakkelijk het dubbele zijn maar ach, wat maakt het uit? De overheid gooit jaarlijks miljoenen, zo niet miljarden over de balk. Daar kraait toch ook niemand naar?
Werken voor Jan …
Het voorgaande sommetje leert snel dat er dus jaarlijks voor een enorm bedrag voor ‘Jan met de korte achternaam’ wordt gewerkt, maar wie in zakelijk Nederland maakt zich daar nu druk over? Als u zich er wel druk om wilt maken is het handig om een paar simpele gegevens in beeld te brengen zoals:
– Hoeveel offertes maakt u per jaar?
– Hoeveel tijd besteden we medewerkers aan een offerte?
– Hoeveel tijd zit er tussen de aanvraag en het maken van de offerte?
– Wat is het gemiddelde offertebedrag?
– Hoeveel offertes worden opdracht?
– Wat is de gemiddelde beslissingstijd tussen het maken van de offerte en het krijgen van de opdracht?
– Wie maakt de offerte en wie volgt de offerte op?
– Boven welk bedrag wordt er zelden een opdracht verstrekt?
De belangrijkste beslissingsfactor wordt bepaald door het houden of verliezen van de controle over het offertetraject. Door alleen al consequent op te volgen kan de succesfactor met 15% verhoogd worden. U kijkt er misschien van op maar in de praktijk blijkt dit een belangrijke beslissingsfactor te zijn. Dus, gewoon even bellen. Niet na een half jaar, maar na een paar dagen. Laat merken dat u die opdracht graag wilt hebben. Beter is natuurlijk om tijdens het gesprek waarin u beloofd heeft een offerte te zullen maken direct een vervolgafspraak te maken. Raar? Niet geschoten is nooit raakt en bij mij lukt het in bijna 80% van alle gevallen. Waarom zou dat bij u anders zijn?
Taalkneuzen
Ondernemers zijn regelrechte taalkneuzen en zij zouden eens wat kritischer moeten kijken naar wat er geschreven wordt en vooral hoe! Nu is dat ook niet te verbazen als je naar de gemiddelde opleiding van ondernemers kijkt; schriftelijke taalvaardigheid is bij de meesten van hen geen sterk punt. Als je afgaat op de gebruikte taal in offertes lijkt het er wel op dat de meeste schrijvers dik boven de 100 jaar zijn. Ze schrijven niet alleen oubollig, maar ze gebruiken uitdrukkingen die 100 jaar geleden al een beetje verouderd waren.
Voorbeelden?
1. ‘Naar aanleiding van Uw geëerde schrijven hebben wij het genoegen u hiermede onze aanbieding te doen toekomen inzake …….’
In AGN (Algemeen Geaccepteerd Nederlands) zou je ook kunnen schrijven: ‘Voor u ligt de gevraagde offerte.’
2. ‘Verblijven wij met de meeste hoogachting…’
Zo, en waar verblijven jullie dan wel? Dit zinnetje kon je meestal lezen in een tijd toen er nog geen voorbedrukt briefpapier was en het handig was om te vertellen waar je bent, in geval ze willen terugschrijven. Na dit zinnetje werd er dus altijd het adres geschreven.
De meeste ontvangers lezen de voorgaande onzin overigens niet eens meer; ze kijken alleen maar naar de prijs, want daar draait alles toch om? Of wilt u hebben dat er naar iets anders wordt gekeken? Denk dan eens aan een Offerte-APK!
Vakchinees
Ieder bedrijf dankt zijn bestaan aan de onwetendheid/onkunde van de aanvragende partij en alleen al om die reden zullen zij het binnen uw organisatie gebruikte jargon niet begrijpen. Leest u uw eigen offertes er nog eens even op na en onderstreep ieder onverklaard vaktaal met een rode pen. Om enige objectiviteit te betrachten doet u er verstandig aan uw offerte eerst voor te leggen aan de eindejaars VMBO-leerling want op dat niveau beheerst zakelijk Nederland onze taal.
Slordig taalgebruik, grammatica- en stijlfouten kunnen het vele werk (en dus geld) dat er in offertes wordt gestopt, in een enkele minuut teniet worden gedaan. Het wordt dus tijd dat het zakelijke stiefkindje, dat Offerte heet, weer eens wat meer aandacht krijgt want veel aandacht levert doorgaans een positieve terugkoppeling op; opdrachten!
Wil je leren om meer offertes om te zetten in opdrachten? Klik hier!
