Vandaag hoorde ik in een reclame van een trainingsbureau de bewering opkomen dat, als je een managementrapport goed schrijft, een samenvatting overbodig is. Nu heb ik ditzelfde bureau al een keer horen beweren dat, als je bij hen een training volgt, 100% van je offertes worden omgezet in opdrachten. Een onbewezen en onbenullige stelling als je naar de dagelijkse realiteit van bedrijven kijkt.
Voordelen
Goed schrijven is een kunst en kunde en ja, je kunt je vaardigheden daarin trainen en een betere schrijver worden. Op verzoek help in mijn klanten daarbij, maar om nu te beweren dat het schrijven van samenvattingen van rapporten onzin is, gaat me toch echt te ver. Ik weet dat marketingboodschappen vaak een overdreven, en soms een gelogen, boodschap de wereld insturen en, als je die maar vaak genoeg herhaald, het waarheid lijkt te worden. Een bekend voorbeeld is de 10.000 stappen mythe die een Japanse firma van stappenmeters de wereld instuurde en de bewering dat beeld belangrijker is dan tekst, ook onjuist is.
Het opnemen van een samenvatting in management- en andere rapporten heeft volgens mij toch de nodige voordelen:
- Een samenvatting, die een beknopte weergave van de belangrijkste punten en bevindingen in het rapport geeft, stelt de lezer in staat om snel belangrijkste punten te lezen zonder het hele rapport te moeten doornemen.
- Samenvattingen leveren een flinke tijdbesparing op. Met een samenvatting of conclusie kunnen lezers de essentie van het rapport begrijpen zonder alle details te hoeven bestuderen. Naast de tijdbesparing maakt het een efficiëntere besluitvorming mogelijk.
- Een goed geschreven samenvatting biedt de lezer een duidelijk inzicht in de belangrijkste conclusies en aanbevelingen van het rapport. Het stelt managers in staat om snel te begrijpen wat de implicaties zijn en welke acties ze kunnen ondernemen op basis van de bevindingen.
- De samenvatting kan ook gebruikt worden als een handig communicatiemiddel om de belangrijkste bevindingen en resultaten te delen met anderen. Dit is vooral handig in situaties waarin het rapport wordt verspreid naar een breed publiek of wordt gebruikt om belangrijke informatie te presenteren aan stakeholders.
- Het kan ook fungeren als geheugensteuntje voor degenen die het al eens hebben gelezen maar waarvan de kennis is weggezakt.
- Een samenvatting kan ook aanleiding geven om een rapport op onderdelen nog eens extra te besturen of om te bekijken of het de moeite waard is om dat te doen.
De andere kant van de medaille
Het is meestal gebruikelijk om een samenvatting of conclusies in een rapport op te nemen, zeker als het om een uitvoerig rapport gaat. Maar, er zijn situaties denkbaar waarin het maken van een samenvatting misschoen niet nodig is. Laat ik dus eerlijk zijn en ook eens te kijken hoe dat dan werkt. Enkele redenen om samenvattingen of conclusies weg te laten kunnen zijn:
- Als lezers al goed op de hoogte zijn van het onderwerp van het rapport, kan een samenvatting overbodig zijn, zeker als daaraan geen behoefte bestaat.
- Als een rapport uit een paar A-4tjes bestaat, een duidelijke structuur heeft en niet al te complex van inhoud, dan kan het maken van samenvatting overbodig zijn. De lezer kan dan immers snel door het rapport bladeren en de belangrijkste punten herkennen.
- In sommige gevallen kan het rapport worden gepresenteerd via interactieve presentaties, waarbij de presentator de belangrijkste punten en conclusies mondeling toelicht. In zo’n situatie kan een aparte schriftelijke samenvatting mogelijk niet nodig zijn.
De opstellers van een rapport doen er verstandig aan om, voordat er maar een letter op papier komt, de behoeften en verwachtingen van de lezers mee te nemen bij het beslissen of een samenvatting nodig is. Het kan nog steeds voordelen bieden, zelfs als het niet absoluut noodzakelijk is. Een goed geschreven samenvatting kan de communicatie vergemakkelijken, de leesbaarheid verbeteren en de belangrijkste informatie toegankelijker maken voor een breed publiek.
Samenvatting
Het maken van een samenvatting van rapporten is zinvol, ondanks de bewering van het trainingsbureau dat het overbodig zou zijn. Betere vaardigheden in het schrijven van rapporten kan worden getraind, maar het schrijven van een samenvatting verschillende voordelen zoals:
- een beknopt overzicht van de belangrijkste punten bespaart tijd voor de lezer,
- vergemakkelijkt de besluitvorming,
- biedt inzicht in conclusies en aanbevelingen,
- kan dienen als communicatiemiddel.
In een enkel geval is het misschien niet altijd nodig is om een samenvatting te maken. Dit is afhankelijk van:
- afhankelijk van de bekendheid met het onderwerp en de presentatievorm,
- er rekening wordt gehouden met de behoeften en verwachtingen van de lezers,
- de beperkte lengte van het rapport.
Kortom, niets is zwart/wit en niet iedere marketingboodschap is geloofwaardig!
