Veel gemaakte fouten in offertes en hoe je ze kunt ombuigen naar succes.
Taal is volgens mij de geweldigste uitvinding van de mensheid, maar ook één van de meest ingewikkelde. In het bijzonder als het om zakelijke communicatie gaat zoals bij het schrijven van offertes. Een slim taalgebruik zorgt voor de mogelijkheid om reacties uit te lokken en besluitvorming te beïnvloeden; in jouw voordeel.
De invloed van taal op besluitvorming
Taal heeft de kracht om emoties op te wekken, argumenten te versterken of te verzwakken en het vertrouwen van de lezer te vergroten of te ondermijnen. Het schrijven van offertes heeft als doel dat de lezer overtuigd wordt van de voordelen die ze met jouw aanbod in huis halen. Zelfs een verkeerd gekozen woord of een onduidelijke zin kan dat doel in gevaar brengen. Het gevolg daarvan is dat de tijd en moeite, die je in het schrijven van een offerte hebt gestoken. voor Jan-met-de korte-achternaam is geweest.
Veelgemaakte fouten en oplossingen
Vaagheid en het gebruik van dubbelzinnige woorden kunnen tot verwarring leiden. Dus, gebruik duidelijke en concrete taal bij het beschrijven van de voordelen van je aanbod, gezien vanuit de perceptie van de ontvanger van de offerte en niet die van jouw. Maak er dus geen ‘Wij van WC-eend’ aanbod van.
Vakchinees kan de lezer afschrikken en een positieve beslissing in de weg staan. Immers, de lezer wil niet dom gevonden worden of Google te moeten raadplegen wat je nu precies bedoelt! Pas je taalgebruik daarom aan het kennisniveau van de lezer aan en vermijd overmatig gebruik van technische termen. Leg, als je daar niet aan ontkomt, op een gemakkelijk te begrijpen manier uit wat je bedoelt. Je kunt dit laatste gemakkelijk even testen door aan een 14-jarige Vmbo’er te vragen of die begrijpt wat je schreef. (Dit is de gemiddelde leesvaardigheid in Nederland.) Om problemen te voorkomen, gebruik je dus geen ‘dure’ woorden, maak je je zinnen niet langer dan tussen de 17 en 20 woorden, bied je je informatie in ‘hapklare brokken’ aan in de vorm van alinea’s, tussenkopjes en een samenvatting van de voordelen.
Pas op voor het gebruik van oubollige woorden of zinnen. ‘Naar aanleiding van uw gewaardeerde aanvraag treft u bijgaand ons voorstel aan voor …..’.
Positieve woorden
Een offerte is geen gortdroge opsomming van productspecificaties en prijzen, maar om de behoeften en wensen van de klant te beschrijven. Toon begrip voor de uitdagingen van de klant en benadruk hoe jouw aanbod die kunnen oplossen.
Gebruik woorden die empathie en betrokkenheid tonen zoals ‘begrijpen’, ‘ondersteunen’, ‘voordelen’, ‘gemak’ en ‘samenwerken’. Vermijd vage termen als ‘goed’, ‘uitstekend’ of ‘hoogwaardig’ en bedenk dat een mening geen feit is! Geef in plaats daarvan concrete informatie en gebruik bijvoorbeeld woorden als ‘duurzaam’ , ‘op maat gemaakt’, ‘direct toepasbaar’, ‘besparing van € ….’ of een opsomming van specifieke voordelen.. Woorden als ‘efficiëntie’, ‘kostenbesparing’, ‘tijdsbesparing’ geven aan hoe jouw aanbod waarde toevoegt aan de bedrijfsvoering van de potentiële klant
Verkoop je offerte
Begrijp de Unique Buying Propositions (UBP) van de aanvrager van een offerte. Waarom kopen ze? Waarom koop jij producten of diensten? Bedenk daarbij dat meer dan 95% van alle koopbeslissingen op emoties gebaseerd zijn. Ja, ook bij het kopen van een huis! Onterecht wordt wel eens gedacht dat we bij koopbeslissingen van dure producten en diensten de prefrontale cortex gebruiken, maar dat is zeker niet altijd het geval. (Zie de 7 principes van Cialdini.) Je Unique Selling Propositions, wat jij goed aan jouw product of dienst vindt, zijn meestal ondergeschikt als je (nog) geen exclusieve producten of diensten in de markt zet.
Ondersteun claims met feitelijke informatie, statistieken of referenties naar succesverhalen. Dit verhoogt de geloofwaardigheid van je offerte en maakt het voor de lezer gemakkelijker om een positieve beslissing te nemen.
Sluit je offerte niet af met dooddoeners als: ‘Mocht u naar aanleiding van deze offerte nog vragen hebben, bla, bla bla.’ of ‘Hiermede hopen en vertrouwen wij u een passend aanbod te hebben gedaan’, of met de absolute slaapverwekkende slotzin ‘… en verblijven wij met de meeste hoogachting’; een zinsnede uit je jaren 20 van de vorige eeuw! Is je aanbod onduidelijk dat daarover vragen gesteld moeten worden? Twijfel je soms aan je aanbod?
Sluit daarom af met een heldere call-to-action die de gewenste actie van de klant benadrukt. Gebruik zinnen zoals ‘Neem vandaag nog contact met ons op om uw project te bespreken” of “Klik hier om een afspraak voor een vervolggesprek af te stemmen’.
Durf te experimenteren
Door te experimenteren met verschillende formuleringen, gebruikmakend van de Principes van Cialdini, kun je je offertes optimaliseren en een grotere kans maken op het omzetten daarvan in opdrachten.
Samenvattend heeft de taal die je in offertes gebruikt een behoorlijke invloed op de besluitvorming van de lezer. Door rekening te houden met veelgemaakte fouten, het gebruik van effectieve woorden en zinnen, en het implementeren van de gegeven tips, kun je de kracht van taal benutten om overtuigende en succesvolle offertes te schrijven.
‘Wie goed schrijft, blijft!
PS
Binnenkort komt dit boek als e-book beschikbaa. De hard-copy is uitverkocht.
Vooraf intekenen kan voor 7,95, incl. btw. daarna voor 12, 25. Laat het me hier even weten.
