Ik ben vast niet de enige die het is opgevallen dat steeds meer mensen er de voorkeur aan geven om schriftelijke te communiceren. Ze pakken minder vaak de telefoon of zoeken iemand op voor een gesprek onder vier ogen. Het gebruik van e-mail en sociale media als Twitter, Facebook en Whatsapp hebben het gebruik van digitale communicatie in een stroomversnelling gebracht. Omdat er ook steeds meer mensen bloggen, heeft de wereld er ook nog eens miljoenen schrijvers bijgekregen. Leve het geschreven woord!
Lekker gemakkelijk
Een volgende generatie zal waarschijnlijk geboren worden met haaks staande duimen omdat dit het bedienen van een toetsenbordje op een mobieltje makkelijker maakt; evolutionair een niet uit te sluiten mogelijkheid.
Ook bedrijven en instellingen maken steeds vaker gebruik van de mogelijkheid digitaal te communiceren omdat het lekker gemakkelijk is en over het algemeen razend snel. Ze sturen geen fysieke brieven, folders of facturen meer, maar sturen een e-mail. Het levert immers ook een kostenbesparing op; minder drukwerk en geen postzegels nodig. Je kunt ook vanaf iedere willekeurige plek een bericht versturen. Het is natuurlijk jammer voor de werkgelegenheid van postbestellers, maar er verdwijnen nu eenmaal dagelijks beroepen die hun houdbaarheid hebben verloren, dus dat is niet zo’n ramp. Er komen andere banen voor in de plaats, of robots!
Maar, zoals een niet onbekende Nederlander, die zijn Nederlands niet zo goed beheerst, placht te zeggen: ‘Ieder voordeel hep ook ze nadeel’. Spam is bijvoorbeeld een uitermate irritante vorm van digitale communicatie, maar ach, met één klik ligt die informatie ook weer in de prullenbak. Veel verzenders van digitale boodschappen realiseren zich onvoldoende dat dergelijke berichten minder aandacht worden gelezen dan de papieren vorm en dat ze snel worden weggeklikt of in spamfilters terecht komen.
Je kunt ook door een verkeerde manier van communiceren de publieke opinie tegen je krijgen, zoals die woningbouwcorporatie na de ontploffing in Rotterdam-Overschie. ‘Als er iets te melden valt moet u maar even op de website kijken’ was de opmerking van deze club naar aanleiding van vragen hoe men op de hoogte werd gesteld van de voortgang. Een beetje lastig als je tablet of laptop nog in het huis staat dat je verplicht moest ontruimen. Nog los van het feit dat er ouderen zijn die geen flauw idee hebben hoe ze moeten zoeken; laat staan waar! De verwijzing naar de website leek in eerste instantie misschien praktisch, maar men vergat daarbij het nadeel; de onpersoonlijke vorm die digitale communicatie soms met zich meebrengt! In de gegeven situatie was dit de domste keuze die men kon maken.
Schriftelijke communicatie is lastigste vorm
Menselijke communicatie is een complexe aangelegenheid omdat er zoveel zintuigen bij betrokken zijn. Alleen al bij het spreken kunnen er problemen ontstaan als we daarbij lichaamstaal moeten missen zoals gezichtsuitdrukkingen en houding, die een boodschap kunnen versterken of afzwakken en de boodschap in het juiste perspectief zetten.
Via telefonische communicatie krijgen wij via het stemgeluid onvoldoende informatie om ons een goed beeld te vormen van de spreker; als we die tenminste nooit eerder gesproken hebben. We gaan het ontbrekende beeld zelf aanvullen op basis van stemvolume, intonatie, articulatie, woordgebruik, accenten, toonhoogte en spreeksnelheid. Niet zelden wordt de boodschap verkeerd geïnterpreteerd of komt anders over dan bedoeld. Vandaar dat niet iedereen geschikt is om telefonist(e) of callcentermedewerker te zijn. Dat bleek pas nog. Een telefoongesprek van een meisje, dat in paniek een ongeval meldde aan een medewerker van de alarmcentrale, werd voorpaginanieuws omdat de toon, die de medewerker aansloeg, volkomen verkeerd was en zijn baan kwijtraakte. (Was overigens in de USA.)
Schriftelijke communicatie is nog een stuk lastiger dan alleen de mondelinge vorm, omdat je taalkundig accenten en intonatie moet aanbrengen om goed begrepen te worden. Je moet niet al te moeilijke woorden gebruiken en je mag ook niet teveel taal- en grammaticafouten maken. Doe je dat wel, dan loop je het risico om als schrijver en/of organisatie niet serieus genomen te worden.
Verplichte taaltest
Terug naar de constatering dat er in toenemende mate schriftelijk wordt gecommuniceerd en minder telefonisch (ondanks de mogelijkheid van beeldtelefoon en Skype!). Het gevolg van deze ontwikkeling is, dat medewerkers van organisaties en instellingen steeds vaker een schriftelijke taaltest zouden moeten afleggen om te kunnen bepalen of hun schriftelijke communicatie wel voldoet aan de daaraan te stellen eisen en geen latente bedreiging is voor het imago van de organisatie.
De digitale uitingen van bedrijven zullen nog wel even het stiefkindje van het communicatiebeleid blijven als er niet, zoals bij auto’s, een regelmatige Taal-APK wordt afgenomen. Dit is eigenlijk een simpel middel om kleine ’taalreparaties’ uit te voeren waardoor de communicatie weer vlot verloopt. Geloof het of niet, maar ik kom nog regelmatig bij bedrijven waar de medewerkers, die veel moeten schrijven, niet eens de beschikking hebben over de mogelijkheid van spellingscontrole!
Onderstaand treft u een paar tips aan hoe u een Taal-APK kunt uitvoeren:
1.Gebruik altijd de spelling- en grammaticacontrole
2. Controleer of u vaktaal gebruikt en vervang dit door begrijpelijke taal.
3. Controleer hoe vaak u ‘moeilijke’ woorden gebruikt en vervang ze door eenvoudige.
4. Vervang Engelse woorden door Nederlandse woorden of begrippen.
5. Schrijven is schrappen. Controleer waar u overbodige woorden kunt schrappen.
6. Controleer de duidelijkheid van uw teksten. Laat ze eens door een 14 jarige lezen.
7. Controleer of uw webteksten de juiste sleutelwoorden bevatten waarop mensen u
kunnen vinden.
8. Controleer of u een ‘vertaling’ van ‘moeilijke’ begrippen geeft als het net anders kan.
9. Lees altijd uw teksten eens hardop op. U hoort dan of iets goed of verkeerd klinkt.
U kunt na het toepassen van deze tips altijd nog een tekstschrijver inschakelen om de puntjes op de ‘i’ van uw zakelijke communicatie te zetten. Uw schriftelijke communicatie is immers het visitekaartje van uw organisatie!
